Gratis Fakturagenerator (PDF)

Vad är en fakturagenerator? (Allt du behöver veta)

En fakturagenerator är ett verktyg på nätet som småföretag, frilansare och entreprenörer kan använda för att enkelt och snabbt skapa en faktura med bara några klick. Funktionen har en standardisering vad gäller formatering, layout och innehåll så att du smidigt och lätt kan skapa din faktura.

Den här sortens programvara erbjuder många olika typer av fakturor som du kan välja utifrån företagets bokföringstema. Syftet med en fakturagenerator är att göra faktureringen snabbare och standardiserad. En fakturagenerator är dock inte samma sak som ett faktureringsprogram. Skillnaden mellan dessa båda framgår av följande tabell:

Faktureringsprogram (testa det gratis)	Fakturagenerator
I ett faktureringsprogram ingår omfattande statistik och integrerade verksamhetsmoduler. På så sätt kan man som användare ta del av analyser som ger insikt i verksamheten och lättare fatta rätt beslut.	En fakturagenerator innehåller varken statistik eller integrerade verksamhetsmoduler. Den här programvaran är bara avsedd för att skapa fakturor.
I ett faktureringsprogram kan du även spara uppgifter om kunder (databas). När du skapar fakturan kan du hämta uppgifter som t.ex. kundnamn och adresser.	I en fakturagenerator kan du inte spara kunduppgifter. Här måste du alltså ha ett separat register som du sköter manuellt för de uppgifter som handlar om kunderna.
Med ett faktureringsprogram kan du skicka återkommande fakturor. Du kan markera en faktura som återkommande dagligen, veckovis, månadsvis eller årsvis, och även på specifikt angivna dagar.	Med fakturageneratorn kan du inte skicka återkommande fakturor. Varje gång du ska skicka en faktura måste du fylla i fakturan manuellt.
Faktureringsprogrammet har en lagerhållningsmodul. Det innebär att du kan hantera och upprätthålla lageruppgifter med hjälp av försäljningsövervakning. Om du t.ex. skapar en faktura för 2 enheter av produkt A, minskar programmet automatiskt lageruppgifterna för produkt A.	Fakturageneratorn saknar lagerhållningsmodul. Du måste själv uppdatera lagerregistret efter varje försäljning. Detta kan vara tidskrävande.
Med ett faktureringsprogram kan du spara uppgifter i och återanvända dem i samma format. Du kan skapa, skicka och spara fakturor i det molnbaserade operativsystemet.	I fakturageneratorn kan du inte spara data i återanvändbart format. Varje gång du genererar en faktura måste du alltså se över formateringen. I den här programvaran är du begränsad till att skapa fakturor i enbart PDF- eller Excel-format.
Faktureringsprogrammet backas upp av en molnbaserad dataserver. Tack var detta kan du spara dina driftsdata.	Fakturageneratorn använder sig inte av någon molnbaserad tjänst.

Faktureringsprogram är tillräckligt avancerade för att kunna hjälpa företag med driftsmoduler som analys och beslutsfattande. Detta skiljer sig från fakturageneratorn som bara kan generera fakturor i Excel- eller PDF-format. Man bör dock vara medveten om att båda dessa programvaror är användbara för företag och att företaget själv måste bedöma vilket av dessa båda metoder som passar bäst.

Nedan ska vi ta en närmare titt på vilka företag som bör använda sig av faktureringsprogram och vilka som bör välja fakturagenerator.

För vilka verksamheter passar en fakturagenerator bäst?

Fakturageneratorn lämpar sig för frilansare och små och medelstora företag som bara skickar ett fåtal fakturor under en viss månad. Detta för att det tar aningen längre tid att skapa fakturor med den här programvaran. Man måste också beräkna kostnaden i form av den tid det tar att skicka en faktura och bokföra den. Du behöver dessutom göra manuella justeringar av lager och andra poster när försäljningen har registrerats. Faktureringsprogrammet däremot är betydligt snabbare och kostar 95 kr per månad. Så du bör väga och jämföra kostnaderna mot fördelarna och sedan bestämma dig utifrån det.

För vilka verksamheter passar ett faktureringsprogram bäst?

Fakturaprogram är strukturerade och utför funktioner snabbt samtidigt som de har olika funktionsmoduler. De här modulerna är integrerade och kan därför effektivisera verksamheten. När du t.ex. registrerar en försäljning uppdateras lagerhållningen automatiskt. Faktureringsprogrammet är perfekt för företag som skickar flera fakturor dagligen. Det passar också bra för företag med löpande intäkter. Ta till exempel ett företag som arbetar med förvaltning av fastigheter. I den här branschen måste företaget inkassera hyror från en och samma hyresgäst och på samma specifika datum. Att ställa in de återkommande fakturorna med hjälp av programvaran leder till snabbare inkassering och överlag ökad effektivitet för företaget.

Valet mellan de två olika programvarorna beror på vilka behov du har. Om du vill använda programvaran för att utföra olika löpande funktioner i den dagliga verksamheten är det logiskt att välja ett faktureringsprogram. Men om du bara behöver använda programmet för att skicka fakturor är fakturageneratorn ett bättre alternativ.

Om du bestämmer dig för en fakturagenerator bör du överväga följande faktorer.

Hur du väljer den bästa fakturageneratorn

Det finns flera faktorer du måste fundera över innan du bestämmer dig för vilken fakturagenerator du ska ha. Detta innefattar bland annat enkelhet (användarvänlighet), möjlighet att generera olika dokument som t.ex. proformafakturor, offerter, mobil användbarhet och om den kan användas på både PC och Mac. Nedan ska vi se närmare på dessa olika punkter:

• Enkelhet

  Det är här en fakturagenerator kommer väl till pass. Det är enkelt att bara mata in uppgifterna varje gång du behöver skapa en faktura. Programmet är alltså lätt att använda och du kan skapa dina fakturor snabbt och smidigt.

• Möjlighet att skapa dokument

  Med en fakturagenerator kan du även skapa andra likartade affärsdokument, t.ex. proformafakturor, debet- och kreditnotor med mera. Ett mindre företag kanske inte behöver sådana här dokument så ofta, men för att slippa problem om du eventuellt skulle behöva dem kan det vara bra att kunna ta fram dem vid behov.

  På samma sätt bör programvaran kunna användas med olika operativsystem som Mac, mobil och PC.

  Det mest fördelaktiga med fakturageneratorn är att den är gratis. Men även om det är gratis så tänk på att funktionerna kan vara begränsade.

Faktureringsprogram däremot har avancerade funktioner och integrerade moduler. Vi ska snart se närmare på några av dessa funktionsmoduler:

• Faktureringsmodul

  Denna modul kan skicka fakturor, justera saldon för kundfordringar, skicka påminnelser, offerter samt debet- och kreditnotor.

• Kundhanteringsmodul

  Detta är en av de viktigaste modulerna och är till för hantering av kunduppgifter.

• Lagerhållningsmodul

  I den här modulen kan du hantera lager och avsättningar för inkurant lager.

• Modul för återkommande fakturering

  Denna modul kan hantera återkommande fakturering, dvs. automatiskt skapa och skicka fakturor till dina kunder på månads- eller årsbasis.

Slutsats

En fakturagenerator är ett kostnadsfritt verktyg som i regel används av frilansare och småföretag för att skapa fakturor. I den här programvaran kan du inte spara fakturorna i återanvändbara format och det finns heller inga avancerade moduler. Du kan t.ex inte skapa återkommande fakturor och den saknar kunddatabas, fakturamodul och andra avancerade funktioner. Här är du begränsad till att skapa fakturor i Excel- eller PDF-format.

Om ditt företag tvekar mellan att använda ett faktureringsprogram eller en fakturagenerator bör du först och främst fråga dig om du behöver något mer komplext och avancerat. Om det är så bör du välja ett faktureringsprogram. Tack vare programvaran går faktureringen snabbt och smidigt eftersom funktionsmodulerna är integrerade så att det överlag blir mer effektivt. Tänk dock på att det kostar 95 kr per månad att använda programvaran.

Om ett företag hellre väljer fakturageneratorn beror det oftast på att den är enkel att använda och även kan skapa andra dokument som proformafakturor, offerter, kostnadsberäkningar och debet- och kreditnotor.

Vanliga frågor

Vad är en PDF-fakturagenerator?

Det är en programvara som genererar fakturor i PDF-format. Fördelen med PDF-filer är att de blir direkt klara att skickas med som bifogade filer i e-postmeddelanden.

Vad är en Excel-fakturagenerator?

Det är en fakturagenerator som skapar fakturor i Excel. Den största fördelen med en faktura i Excel-format är att den kan ändras allt efter behov. En faktura som skickas i PDF-format ger dock ett bättre intryck än en Excel-faktura.

Vem använder fakturagenerator?

Fakturageneratorn är perfekt för frilansare och småföretagare som bara skapar ett fåtal fakturor under en viss tidsperiod. Det beror på att systemen är relativt långsamma och energikrävande. För den som behöver skicka fakturor ofta och regelbundet är det mer fördelaktigt att använda ett faktureringsprogram.

Är en fakturagenerator gratis att använda?

Fakturageneratorn är gratis, men nackdelen är att den endast passar mindre företaget som endast skickar ut ett fåtal fakturor under en viss period. Den är mindre lämplig om du vill ha tillgång till avancerade och integrerade bokföringsmoduler. Då bör du istället välja ett faktureringsprogram eftersom detta kommer med avancerade funktioner som inventering, kundhantering, återkommande fakturor och redovisning.

Hur man utfärdar en faktura till ett företag

Som företagare måste du ha ordning på de tjänster och produkter du erbjuder dina kunder. Det innebär att notera pris, antal, betalningsmetod och andra viktiga uppgifter.

Fakturor är det perfekta sättet att få överblick över alla viktiga uppgifter kring transaktionen mellan ditt företag och din kund.

Dessa fakturor är också till hjälp när du sammanställer din ekonomiska rapport, för revisioner, deklarationer eller bara för att rent allmänt se hur mycket ditt företag har vuxit. Därutöver gäller de som transaktionsbevis för både dig och din kund.

Följande steg ingår när du utfärdar en faktura:

Välj fakturamall*

Vilken mall du ska välja för din faktura beror på vilka tjänster eller produkter du erbjuder. Välj företrädelsevis den mall som passar bäst med ditt företagstema / din varumärkesidentitet när det gäller färg, typsnitt och teckenstorlek.

En estetiskt tilltalande faktura med professionellt utseende kan med stor sannolikhet höja ditt företags anseende. Det måste också tydligt framgå att det är en faktura som din kund får. Därmed sagt att du bör undvika alltför överdrivna och överarbetade mallar.

Lägg också till din företagslogga och tagline. Men lägg inte till alltför många uppgifter på fakturan. Håll det rakt och enkelt, korrekt och genuint.

Lägg till produkter eller tjänster

Skriv in de produkter eller tjänster som du och din kund kommit överens i de avsedda fälten på fakturan. Vid behov kan du ange korta beskrivningar av dina tjänster/produkter, men håll det kort och ge bara såpass mycket information att dina kunder förstår vad de betalar för.

Kontrollera så att uppgifterna kring det du erbjuder är korrekta. Då slipper du ta emot eventuella förfrågningar och din kund behöver inte känna sig stressad och oroad. Att ge en felaktig beskrivning av dina varor eller tjänster kan leda till försenade betalningar, försämrade kundrelationer och en rent generell försämring av din verksamhet.

Ta med viktiga uppgifter (din företagsinformation, betalningsuppgifter och kundens uppgifter)

Uppgifterna för både ditt företag och kunden ska skrivas ut tydligt på fakturan. De villkor ni kommit överens om ska också klart framgå på fakturan.

Följande bör ingå på din faktura:

• Uppgifter och adress för din kunds företag
• Uppgifter, adress och kontaktinformation för ditt registrerade företag
• Fakturadatum
• Sista betalningsdag
• Total kostnad för tjänster/produkter plus moms. Vid eventuell rabatt ska även denna anges

Registrera ett konto

Vårt faktureringsprogram har alla de nödvändiga faktureringskrav du behöver. Våra fakturamallar är professionellt utformade och noggrant gjorda för att din fakturering ska bli så smidig och enkel som möjligt. Genom vår programvara erbjuder vi flexibla, smarta och effektiva faktureringstjänster. Allt du behöver göra är att registrera dig gratis och låta oss hantera dina fakturor redan idag.

*Alternativet är endast tillgängligt för registrerade användare